Razgovarali smo sa gospođom Ivanom Zvrko iz naše partnerske tvrtke ADIZ d.o.o. specializirane za poslovnu edukaciju, coaching, projekte upravljanja ljudskim potencijalima i poduku stranih jezika. Konkretno nas je zanimalo što su to off-site sastanci, ili sastanci izvan ureda, i koja je njihova uloga u kvalitetnom poslovanju tvrtke.
1. Zašto se organiziraju sastanci izvan ureda (off-site meetings) i koji je profil sudionika?
Off-site sastanci se najčešće organiziraju kada tvrtke pripremaju strategiju za narednu poslovnu godinu. Obično ih organiziraju vlasnici, članovi Uprave i viši menadžment, ali često ga potom zasebno organiziraju i rukovoditelji poslovnih područja (npr. operativni direktori prodaje, nabave, IT-a, financija itd.), koji žele dogovoriti taktičke planove koji proizlaze iz strategije na razini kompanije tj. kako bi kaskadirali kompanijske ciljeve po poslovnim područjima i odjelima, na razini međusektorskih projekata, pa sve do timskih i individualnih godišnjih ciljeva zaposlenika.
2. Tko kreira program sastanka i kako se ova vrsta sastanka razlikuje od standardnih uredskih?
Programe kreiraju same tvrtke, a, za razliku od uobičajenih uredskih sastanaka, menadžeri se namjerno povlače na mirno mjesto izvan svojih poslovnih prostorija, kako ih se ne bi ometalo (otuda i naziv off-site).
Najčešće je to u ili izvan mjesta sjedišta kompanije, na nekom „neutralnom“ terenu kao što su npr. hoteli ili druga primjerena mjesta koja osiguravaju tehničke uvjete za održavanje sastanaka (konferencijska dvorana, flip chartovi, bijele ploče, projektor, pristup internetu, catering) i dodatne sadržaje koji potpomažu jačanje tima, kao što su team-building aktivnosti i integrirani poslovni treninzi.
3. Koja je Vaša uloga kao facilitatora u pripremi materijala i vođenju sastanka?
Na off-site sastancima važno je da ih vodi stručna osoba izvan tvrtke, jer može povećati produktivnost i učinkovitost. Ona donosi novu perspektivu na probleme tvrtke, omogućujući menadžmentu svjež pogled na izazove. Uloga facilitatora je posredovanje između sukobljenih strana, usmjeravajući ih na zajedničko rješavanje problema. Facilitator strukturirano vodi rasprave, grupni coaching, potiče strateško razmišljanje, inovativnost i kreativnost u pronalaženju najboljih rješenja i definiranju SMART ciljeva.
4. Koji su najveći izazovi za facilitatora u vođenju off site sastanaka?
Najveći izazov je potrebna kombinacija dugogodišnjeg profesionalnog iskustva i kompetencija. Nužno je dobro poznavanje struke, raznih industrija klijenata, makroekononomskog okruženja općenito i konkurencije klijenata, kao i bogato radno iskustvo – kako operativno, tako i ono menadžersko. Kvalitetni facilitatori, osim svega navedenog, moraju imati i people skills” – meke vještine upravljanja potencijalno konfliktnim situacijama, rada s različitim psihološkim profilima menadžera, vrlo dobre organizacijske vještine i izvrsno poznavanje stranih jezika.
5. Što najviše volite u facilitiranju sastanaka?
Najbolje je kada nam klijent ukaže povjerenje i odluči kombinirati off-site sastanak s team-building aktivnostima pa nam daje mogućnost da naša integrirana trening rješenja u potpunosti prilagodimo njihovim specifičnim potrebama. Ovo je dobitna kombinacija, jer su takvi klijenti najzadovoljniji. U suradnji s njima intenzivno pripremamo svaku team building aktivnost i druge aktivnosti, usmjerene na „Mens Sana In Corpore Sano“. Ništa se ne prepušta slučaju; aktivne vježbe potiču timsku suradnju, kognitivne funkcije, divergentno i konvergentno razmišljanje te smanjuju stres. One su preduvjet za uspješno definiranje poslovnih vizija, misija, strategija i taktika.
6. Koja je Vama najdraža lokacija za off-site sastanak?
U Hrvatskoj je mnogo takvih lokacija. Često naši međunarodni klijenti dovode svoje menadžerske timove iz drugih zemalja na more, ali sve više se cijeni i mogućnost kontinentalnog turizma.
U svakom slučaju – business & pleasure idu ruku pod ruku.
7. Koje su prednosti rada sa PCO agencijom u organizaciji off-site sastanaka?
Kao facilitator, moja ključna uloga je posvetiti se radnom programu sastanka i vođenju sastanka prema konkretnim zaključcima. U suradnji sa ProConventom sva briga oko organizacije sastanka, od odabira lokacije, popratnog programa te tehničkih potreba prelazi u njihove ruke i tu sam sigurna da će sve biti na visokom nivou i profesionalno provedeno. Na lokaciju dolazim samo razmišljajući o svojoj ulozi facilitatora jer znam da će sve biti postavljeno i spremno za grupu.
Razgovarali smo sa gospođom Ivanom Zvrko iz naše partnerske tvrtke ADIZ d.o.o. specializirane za poslovnu edukaciju, coaching, projekte upravljanja ljudskim potencijalima i poduku stranih jezika. Konkretno nas je zanimalo što su to off-site sastanci, ili sastanci izvan ureda, i koja je njihova uloga u kvalitetnom poslovanju tvrtke.
1. Zašto se organiziraju sastanci izvan ureda (off-site meetings) i koji je profil sudionika?
Off-site sastanci se najčešće organiziraju kada tvrtke pripremaju strategiju za narednu poslovnu godinu. Obično ih organiziraju vlasnici, članovi Uprave i viši menadžment, ali često ga potom zasebno organiziraju i rukovoditelji poslovnih područja (npr. operativni direktori prodaje, nabave, IT-a, financija itd.), koji žele dogovoriti taktičke planove koji proizlaze iz strategije na razini kompanije tj. kako bi kaskadirali kompanijske ciljeve po poslovnim područjima i odjelima, na razini međusektorskih projekata, pa sve do timskih i individualnih godišnjih ciljeva zaposlenika.
2. Tko kreira program sastanka i kako se ova vrsta sastanka razlikuje od standardnih uredskih?
Programe kreiraju same tvrtke, a, za razliku od uobičajenih uredskih sastanaka, menadžeri se namjerno povlače na mirno mjesto izvan svojih poslovnih prostorija, kako ih se ne bi ometalo (otuda i naziv off-site).
Najčešće je to u ili izvan mjesta sjedišta kompanije, na nekom „neutralnom“ terenu kao što su npr. hoteli ili druga primjerena mjesta koja osiguravaju tehničke uvjete za održavanje sastanaka (konferencijska dvorana, flip chartovi, bijele ploče, projektor, pristup internetu, catering) i dodatne sadržaje koji potpomažu jačanje tima, kao što su team-building aktivnosti i integrirani poslovni treninzi.
3. Koja je Vaša uloga kao facilitatora u pripremi materijala i vođenju sastanka?
Na off-site sastancima važno je da ih vodi stručna osoba izvan tvrtke, jer može povećati produktivnost i učinkovitost. Ona donosi novu perspektivu na probleme tvrtke, omogućujući menadžmentu svjež pogled na izazove. Uloga facilitatora je posredovanje između sukobljenih strana, usmjeravajući ih na zajedničko rješavanje problema. Facilitator strukturirano vodi rasprave, grupni coaching, potiče strateško razmišljanje, inovativnost i kreativnost u pronalaženju najboljih rješenja i definiranju SMART ciljeva.
4. Koji su najveći izazovi za facilitatora u vođenju off site sastanaka?
Najveći izazov je potrebna kombinacija dugogodišnjeg profesionalnog iskustva i kompetencija. Nužno je dobro poznavanje struke, raznih industrija klijenata, makroekononomskog okruženja općenito i konkurencije klijenata, kao i bogato radno iskustvo – kako operativno, tako i ono menadžersko. Kvalitetni facilitatori, osim svega navedenog, moraju imati i people skills” – meke vještine upravljanja potencijalno konfliktnim situacijama, rada s različitim psihološkim profilima menadžera, vrlo dobre organizacijske vještine i izvrsno poznavanje stranih jezika.
5. Što najviše volite u facilitiranju sastanaka?
Najbolje je kada nam klijent ukaže povjerenje i odluči kombinirati off-site sastanak s team-building aktivnostima pa nam daje mogućnost da naša integrirana trening rješenja u potpunosti prilagodimo njihovim specifičnim potrebama. Ovo je dobitna kombinacija, jer su takvi klijenti najzadovoljniji. U suradnji s njima intenzivno pripremamo svaku team building aktivnost i druge aktivnosti, usmjerene na „Mens Sana In Corpore Sano“. Ništa se ne prepušta slučaju; aktivne vježbe potiču timsku suradnju, kognitivne funkcije, divergentno i konvergentno razmišljanje te smanjuju stres. One su preduvjet za uspješno definiranje poslovnih vizija, misija, strategija i taktika.
6. Koja je Vama najdraža lokacija za off-site sastanak?
U Hrvatskoj je mnogo takvih lokacija. Često naši međunarodni klijenti dovode svoje menadžerske timove iz drugih zemalja na more, ali sve više se cijeni i mogućnost kontinentalnog turizma.
U svakom slučaju – business & pleasure idu ruku pod ruku.
7. Koje su prednosti rada sa PCO agencijom u organizaciji off-site sastanaka?
Kao facilitator, moja ključna uloga je posvetiti se radnom programu sastanka i vođenju sastanka prema konkretnim zaključcima. U suradnji sa ProConventom sva briga oko organizacije sastanka, od odabira lokacije, popratnog programa te tehničkih potreba prelazi u njihove ruke i tu sam sigurna da će sve biti na visokom nivou i profesionalno provedeno. Na lokaciju dolazim samo razmišljajući o svojoj ulozi facilitatora jer znam da će sve biti postavljeno i spremno za grupu.
