Bid

  • Podrška u natjecanju za kongres kroz prikupljanje informacija, materijala i dokumenata
  • Izrada ponude s posebnim naglaskom na najvažnije elemente
  • Diferenciranje ponude u odnosu na druge destinacije kroz kreativna rješenja

Venue

  • Odabir destinacije i lokacije prema specifikacijama događanja
  • Istraživanje i evaluacija destinacije i lokacije
  • Rezervacija potrebnih kapaciteta i pregovaranje cijena i uvjeta

Registration

  • Kreiranje i postav registracijskog obrasca sa svim podacima potrebnim za registraciju sudionika(on-line i off-line)
  • Primanje on-line registracija i daljnja obrada podataka (za liste sudionika, i akreditacije)
  • Individualna komunikacija sa korisnicima (sudionici, izlagači, VIP gosti, osobe u pratnji)
  • Redovna izvješća (prema dogovoru)
  • Educirano, ljubazno i uslužno osoblje na mjestu događanja
  • Priprema registracijskog i info stola
  • Naplata nenaplaćenih kotizacija
  • Naplata ”on-site” registracija
  • Svi potrebni materijali i oprema za rad djelatnika ProConvente (računala za fakturiranje, printeri za printanje računa, računovodstveni software, POS uređaj)
  • Korištenje naprednog on-line automatiziranog programa za registracije koji je jednostavan za upotrebu i pruža mogućnosti raznih izvještaja

Financial 

  • Upravljanje financijama i izlaznim cijenama u svrhu pokrivanja troškova
  • Savjetovanje oko poreznih i zakonskih pitanja
  • Detaljno praćenje prihoda i rashoda
  • Periodična financijska izvješća (prema dogovoru)
  • Izdavanje predračuna, računa za avans i računa (temeljem prijava sudionika)
  • Naplata kotizacija i smještaja (bankovnim transferom i kreditnim karticama)
  • Uplate prema dobavljačima (dinamikom dogovorenom kroz ugovore)
  • Izrada završnog obračuna nakon završetka događanja

Logistics

  • Savjetovanje oko strukture događanja
  • Poslovno planiranje
  • Odabir dobavljača, pregovaranje i ugovaranje
  • Organizacija cjelokupne logistike
  • Slanje pozivnica i follow up (telefonski ili elektroničkim putem)
  • Timeline management
  • Produkcija i koordinacija izrade svih materijala za službeni program i izložbeni prostor
  • Prijevoz svih materijala, distribucija i špedicija
  • On-site koordinacija i organizacija potrebnog osoblja (koordinatori, hostese, tehničari)
  • Organizacija postava svih dvorana uključujući postavljanje pozornica s definiranim postavom i sve vrste dekoracija
  • Narudžba i koordinacija posluživanja hrane i pića
  • Kontrola prolaza
  • Evaluacija događanja i anketiranje sudionika

Travel

  • Rezervacija karata za avione, autobuse, vlakove ili brodove
  • Briga o itinerarima
  • Individualni i grupni transferi
  • Rezervacija smještajnih kapaciteta (hoteli, kampovi, privatni smještaj)
  • Upravljanje kontingentima
  • Praćenje uvjeta plaćanja i otkaza
  • Individualne i grupne rezervacije
  • Briga o potrebama gostiju svih profila

Scheduling

  • Izrada detaljnog rasporeda događanja u skladu s mogućnostima lokacija
  • Planiranje i koordinacija programa u svima dvoranama
  • Koordinacija predavanja, poster sekcija i marketinških prezentacija
  • Individualni pristup predavačima i detaljno planiranje njihovog vremena

Technology

  • Savjetovanje oko najboljih tehnoloških rješenja za vaše događanje u svrhu promocije, registracija, znanstvenog programa i sponzorskih mogućnosti
  • Zakup i koordinacija audio vizualne opreme za konferencijske dvorane
  • Zakup i koordinacija opreme za simultano prevođenje

DMC

  • Planiranje i izvedba programa za osobe u pratnji
  • Planiranje i izvedba dodatnih programa za sudionike (pre i post ture) i izleta
  • Rezervacije restorana prema individualnim zahtjevima
  • Razne aktivnosti

Events

  • Planiranje i izvedba svih društvenih događanja
  • Zakup i koordinacija audio vizualne opreme
  • Izbor i koordinacija svih vrsta usluga hrane i pića
  • Ugovaranje i organizacija nastupa raznih izvođača
  • Opremanje pozornice, dekoriranje i branding

Visuals

  • Savjetovanje oko vizualnog identiteta kongresa
  • Komunikacija s grafičkim i web dizajnerom, dekoraterom i tiskarom
  • Narudžba i koordinacija grafičke pripreme, web dizajna i e-marketinških rješenja
  • Narudžba, koordinacija i distribucija tiskanog materijala
  • Narudžba, koordinacija i distribucija promotivnih materijala
  • Narudžba i koordinacija dekoriranja prostora i pozornica

Sponsorship

  • Savjetovanje oko sponzorskih paketa
  • Priprema dokumentacije za sponzore, od ugovora do računa
  • Komunikacija sponzorskih paketa
  • Organizacija i nadgledanje implementacije dogovorenih usluga
  • Osmišljavanje sponzorskih mogućnosti za promociju od osnovnihweb bannera do vidljivosti u mobilnim aplikacijama i personaliziranih promotivnih poruka

Exhibition

  • Potpuna podrška kod organiziranja izložbenog prostora, od dizajna i kreiranja rasporeda do izrade sponzorskih štandova i njihovog postava
  • Komunikacija sa sponzorima i izvršenje svih dogovorenih usluga
  • Prodaja izložbenog prostora

Marketing 

  • Savjetovanje o trendovima u marketingu (u meeting industriji)
  • Promocija događanja kroz društvene mreže
  • Savjetovanje o marketinškim alatima, pr. newsletteri i internet oglašavanje
  • Kreiranje koncepta za promociju na sličnim događanjima

Formals

  • Savjetovanje oko viznog režima i asistencija kod pribavljanja viza za strane posjetitelje
  • Suradnja sa svim vrstama protokola i provođenje njihovih zahtjeva
  • Ishođenje radnih dozvola za strane predavače i izvođače

Advanced

  • Ugovaranje i koordinacija sustava za umreženo upravljanje prezentacijama – slide service
  • Zakup i programiranje mobilnih aplikacija za on-line rasporede (personalizirana agenda s promjenama u realnom vremenu, informacije o predavanjima i predavačima), interaktivne mape, ankete i chat aplikacije
  • Zakup i koordinacija opreme za e-postere i digitalno informiranje
  • Kontrola prolaza i praćenje informacija kroz sustav bar kodova illi QR čitača

Abstracts and Papers

  • Pomoć oko odabira načina zaprimanja sažetaka (on-line, off-line)
  • Savjetovanje oko odabira programa za on-line zaprimanje sažetaka
  • Zaprimanje abstrakata i koordinacija procesa ocjenjivanja

Bid

  • Podrška u natjecanju za kongres kroz prikupljanje informacija, materijala i dokumenata
  • Izrada ponude s posebnim naglaskom na najvažnije elemente
  • Diferenciranje ponude u odnosu na druge destinacije kroz kreativna rješenja

Venue

  • Odabir destinacije i lokacije prema specifikacijama događanja
  • Istraživanje i evaluacija destinacije i lokacije
  • Rezervacija potrebnih kapaciteta i pregovaranje cijena i uvjeta

Registration

  • Kreiranje i postav registracijskog obrasca sa svim podacima potrebnim za registraciju sudionika(on-line i off-line)
  • Primanje on-line registracija i daljnja obrada podataka (za liste sudionika, i akreditacije)
  • Individualna komunikacija sa korisnicima (sudionici, izlagači, VIP gosti, osobe u pratnji)
  • Redovna izvješća (prema dogovoru)
  • Educirano, ljubazno i uslužno osoblje na mjestu događanja
  • Priprema registracijskog i info stola
  • Naplata nenaplaćenih kotizacija
  • Naplata ”on-site” registracija
  • Svi potrebni materijali i oprema za rad djelatnika ProConvente (računala za fakturiranje, printeri za printanje računa, računovodstveni software, POS uređaj)
  • Korištenje naprednog on-line automatiziranog programa za registracije koji je jednostavan za upotrebu i pruža mogućnosti raznih izvještaja

Financial 

  • Upravljanje financijama i izlaznim cijenama u svrhu pokrivanja troškova
  • Savjetovanje oko poreznih i zakonskih pitanja
  • Detaljno praćenje prihoda i rashoda
  • Periodična financijska izvješća (prema dogovoru)
  • Izdavanje predračuna, računa za avans i računa (temeljem prijava sudionika)
  • Naplata kotizacija i smještaja (bankovnim transferom i kreditnim karticama)
  • Uplate prema dobavljačima (dinamikom dogovorenom kroz ugovore)
  • Izrada završnog obračuna nakon završetka događanja

Logistics

  • Savjetovanje oko strukture događanja
  • Poslovno planiranje
  • Odabir dobavljača, pregovaranje i ugovaranje
  • Organizacija cjelokupne logistike
  • Slanje pozivnica i follow up (telefonski ili elektroničkim putem)
  • Timeline management
  • Produkcija i koordinacija izrade svih materijala za službeni program i izložbeni prostor
  • Prijevoz svih materijala, distribucija i špedicija
  • On-site koordinacija i organizacija potrebnog osoblja (koordinatori, hostese, tehničari)
  • Organizacija postava svih dvorana uključujući postavljanje pozornica s definiranim postavom i sve vrste dekoracija
  • Narudžba i koordinacija posluživanja hrane i pića
  • Kontrola prolaza
  • Evaluacija događanja i anketiranje sudionika

Travel

  • Rezervacija karata za avione, autobuse, vlakove ili brodove
  • Briga o itinerarima
  • Individualni i grupni transferi
  • Rezervacija smještajnih kapaciteta (hoteli, kampovi, privatni smještaj)
  • Upravljanje kontingentima
  • Praćenje uvjeta plaćanja i otkaza
  • Individualne i grupne rezervacije
  • Briga o potrebama gostiju svih profila

Scheduling

  • Izrada detaljnog rasporeda događanja u skladu s mogućnostima lokacija
  • Planiranje i koordinacija programa u svima dvoranama
  • Koordinacija predavanja, poster sekcija i marketinških prezentacija
  • Individualni pristup predavačima i detaljno planiranje njihovog vremena

Technology

  • Savjetovanje oko najboljih tehnoloških rješenja za vaše događanje u svrhu promocije, registracija, znanstvenog programa i sponzorskih mogućnosti
  • Zakup i koordinacija audio vizualne opreme za konferencijske dvorane
  • Zakup i koordinacija opreme za simultano prevođenje

DMC

  • Planiranje i izvedba programa za osobe u pratnji
  • Planiranje i izvedba dodatnih programa za sudionike (pre i post ture) i izleta
  • Rezervacije restorana prema individualnim zahtjevima
  • Razne aktivnosti

Events

  • Planiranje i izvedba svih društvenih događanja
  • Zakup i koordinacija audio vizualne opreme
  • Izbor i koordinacija svih vrsta usluga hrane i pića
  • Ugovaranje i organizacija nastupa raznih izvođača
  • Opremanje pozornice, dekoriranje i branding

Visuals

  • Savjetovanje oko vizualnog identiteta kongresa
  • Komunikacija s grafičkim i web dizajnerom, dekoraterom i tiskarom
  • Narudžba i koordinacija grafičke pripreme, web dizajna i e-marketinških rješenja
  • Narudžba, koordinacija i distribucija tiskanog materijala
  • Narudžba, koordinacija i distribucija promotivnih materijala
  • Narudžba i koordinacija dekoriranja prostora i pozornica

Sponsorship

  • Savjetovanje oko sponzorskih paketa
  • Priprema dokumentacije za sponzore, od ugovora do računa
  • Komunikacija sponzorskih paketa
  • Organizacija i nadgledanje implementacije dogovorenih usluga
  • Osmišljavanje sponzorskih mogućnosti za promociju od osnovnihweb bannera do vidljivosti u mobilnim aplikacijama i personaliziranih promotivnih poruka

Exhibition

  • Potpuna podrška kod organiziranja izložbenog prostora, od dizajna i kreiranja rasporeda do izrade sponzorskih štandova i njihovog postava
  • Komunikacija sa sponzorima i izvršenje svih dogovorenih usluga
  • Prodaja izložbenog prostora

Marketing 

  • Savjetovanje o trendovima u marketingu (u meeting industriji)
  • Promocija događanja kroz društvene mreže
  • Savjetovanje o marketinškim alatima, pr. newsletteri i internet oglašavanje
  • Kreiranje koncepta za promociju na sličnim događanjima

Formals

  • Savjetovanje oko viznog režima i asistencija kod pribavljanja viza za strane posjetitelje
  • Suradnja sa svim vrstama protokola i provođenje njihovih zahtjeva
  • Ishođenje radnih dozvola za strane predavače i izvođače

Advanced

  • Ugovaranje i koordinacija sustava za umreženo upravljanje prezentacijama – slide service
  • Zakup i programiranje mobilnih aplikacija za on-line rasporede (personalizirana agenda s promjenama u realnom vremenu, informacije o predavanjima i predavačima), interaktivne mape, ankete i chat aplikacije
  • Zakup i koordinacija opreme za e-postere i digitalno informiranje
  • Kontrola prolaza i praćenje informacija kroz sustav bar kodova illi QR čitača

Abstracts and Papers

  • Pomoć oko odabira načina zaprimanja sažetaka (on-line, off-line)
  • Savjetovanje oko odabira programa za on-line zaprimanje sažetaka
  • Zaprimanje abstrakata i koordinacija procesa ocjenjivanja