Što treba imati na umu prilikom planiranja događanja kako bi se svladale poteškoće i prepreke?
Svakome tko se bavi organizacijom događanja, tj. event managementom jasno je da je taj proces kompliciran i detaljan posao koji uključuje brigu o mnoštvu segmenata. Priroda takvog projekta nalaže pomno planiranje, no često dolazi do promjene prvotnih planova što je u ovom poslu uobičajeno zbog ljudskog faktora ali i zbog drugih elemenata u procesu planiranja koji nikad nisu fiksni. Svatko tko je radio na organizaciji događanja jako dobro zna da ukoliko se svi varijabilni elementi i rizici ne uzmu u obzir s najvećom pažnjom, vrlo lako na samom eventu može doći do nepredviđenog i neželjenog ishoda, najblaže rečeno: neugodnog iznenađenja pa čak i do fijaska.
Detektiranje rizika – upravljanje rizicima
Zato je potrebno na vrijeme predvidjeti sve moguće prepreke. Upravljanje rizicima je proces koji je značajno povezan s vremenom! Za kvalitetno upravljanje rizicima treba uzeti dovoljno vremena unaprijed kako bi se kvalitetno i na vrijeme detektirali svi mogući rizici na vašem događanju, te kako bi se pravovremeno pronašlo rješenje ili plan B u slučaju da se rizik i ostvari. Ključno trojstvo bili bi: planiranje, rizici i vrijeme.
Ukratko: planirajte unaprijed! Provjerite sve dvaput. Detaljno i dovoljno rano kako biste imali vremena za rješenje problema.
Aplikacije za planiranje!
Danas postoje brojni softveri za event management koji u našem digitalnom dobu znatno pomažu u bilježenju svih potrebnih informacija prilikom organizacije događanja. Iskoristite sve prednosti digitalnog upravljanja projektima. Osim što se nećete izgubiti u brojnim papirima te ćete time bolje organizirati svoje radno vrijeme, manjim korištenjem papira činite uslugu i prirodi.
Lanac upravljanja projektom
Kako bi se u što većoj mjeri smanjila mogućnost pojave neželjenih komplikacija, u projektnom timu treba biti uspostavljen jasan lanac upravljanja, tzv. chain of command, koji će osigurati to da je svaki član organizacijskog tima upoznat sa svojim ovlastima, obvezama i dužnostima. To naravno zahtijeva i uspostavu adekvatne komunikacije među osobljem, kao i osiguranje kvalitetnih i prikladnih resursa te ljudstva s odgovarajućim vještinama (tim, dobavljači, materijali). Prije svega, lanac upravljanja projektom (organizacija eventa) mora biti sastavljen od kvalitetnog ljudstva – iskusnih event plannera. Kad je tim sastavljen od iskusnih ljudi s jasnom međusobnom komunikacijom od kojih svatko zna svoj posao i zadatke, znatno se smanjuju mogućnosti za neugodna iznenađenja na eventu.
Sigurnosni plan eventa
Na svakom većem okupljanju postoji mogućnost potrebe za nekim oblikom hitne intervencije. Bilo da nekome od uzvanika pozli ili dođe do požara – za event treba pripremiti sigurnosni plan i to je pogotovo bitno za veliko događanje. Jeste li angažirali dežurnog doktora za hitnu medicinu? Netko od uzvanika mogao bi razrezati ruku na slomljeno staklo. Angažirali ste zaštitare? Konzultirali ste se s lokacijom o planu evakuacije i taj plan prošli s Vašim osobljem?
Česti problemi na događanjima
Problemi s tehnikom
Razglas nije dovoljan, mikrofon ne radi, rasvjeta se ne može prilagoditi, problemi s internetom… Važno je poznavati dobavljača audio/video i rasvjetnih usluga. Kvalitetan, iskusan i pouzdan dobavljač ključan je za uspjeh. Što se tehničke opreme tiče, bolje je prije događanja pregledati lokaciju s tehničarima i isplanirati pozicije za ozvučenje i rasvjetu. Na dan događanja, dolazak ranije omogućuje tehničku i generalnu probu, smanjujući rizik od kvara opreme. Komunikacija je ključna; s osobljem lokacije provjerite internetsku vezu, ograničenja prostora i sve ostalo.
Izostanak sudionika (no-show)
Ako važan uzvanik ili predavač otkaže prisustvo u zadnji tren, možete se naći u nezgodnoj situaciji. Ali, ako imate plan B i osobu koja može uskočiti, problem je riješen. Često se događa da važan gost bude spriječen, ali ako to saznate ranije, u prednosti ste. Zato je važno ostati u kontaktu s ključnim uzvanicima, osobito zadnjih dana pred event. Još gore od nedolaska ključnog uzvanika je nedolazak većeg broja uzvanika. Ako planirate gala večeru za 200 osoba, a 50 otkaže u zadnji čas, najbolje je napraviti overbooking od 20%. Time se možete ublažiti očekivane otkaze. Prije svega: Promote it well! U marketing i PR eventa treba uložiti kako biste povećali interes uzvanika.
Neočekivane promjene vremena
božićni domjenak u zatvorenom prostoru, zimsko vrijeme nije problem. No, većina događanja (team building, incentive putovanja, konferencije, promotivni eventi) održava se u proljeće, ljeto ili jesen, kada se često koriste vanjski prostori. Primjerice, konferencije često imaju društveni program na otvorenom (piće dobrodošlice, gala večera, izlet). Zamislite problem: organizirali ste gala večeru na otvorenom za 400 uzvanika, a iznenadi vas kiša! Usput, hotelska sala je zauzeta jer je niste rezervirali na vrijeme. Planirajte unaprijed i budite korak ispred vremena. U svakom smislu.
Dugi redovi
Vaši uzvanici dugo čekaju u redovima za registraciju, garderobu, za švedskim stolom? Možda niste rasporedili dovoljno osoblja ili niste dobro isplanirali raspodjelu prostora? Osim vašeg osoblja, važno je u proces registracije sudionika uvesti i tehnologiju. Danas postoje digitalni sustavi za brzi check-in uzvanika. Također, kako bi se izbjeglo stvaranje „uskog grla“, dobro je na vrijeme isplanirati kretanje grupe i optimalno iskoristiti kapacitete prostora kako bi se osigurao nesmetan protok ljudi.
Problemi s hranom
nedovoljno hrane i pića, jelo dolazi hladno, slijedovi kasne, dugo se čeka na jelo, grupni meni nije onaj koji ste naručili, nema dovoljno konobara… Ovo su problemi koji se često događanju na eventima i u ovim situacijama također vrijedi pravilo „bolje spriječiti nego liječiti“. Važna je dobro uspostavljena i jasna komunikacija s osobljem hotela, restorana ili cateringa. Na dan događanja sve rezervacije i dogovorene usluge treba provjeriti dvaput.
Nesporazumi oko zabavnog programa
bend gasi glazbu u ponoć jer je tako dogovoreno, a atmosfera je još „živa“ i ne želite upropastiti zabavu uzvanicima? Osoblje lokacije (npr. hotel) iznenada kaže da program mora završiti u 01:00 zbog drugih gostiju? To su stvari koje je trebalo imati na umu i ispregovarati dosta ranije, tako da se na vrijeme nađe pogodna lokacija i uvjeti za vaš event. Također što se benda tiče, jasno je da neće ostati svirati pod istim uvjetima ako niste ranije dogovorili više tarifa: do ponoć, nakon ponoć, dodatna svirka po satu itd.
Ostalo za imati na umu
nedostatak osoblja (Vaši zaposlenici na eventu obavljaju funkciju hostesa umjesto da se druže sa gostima), prenatrpan prostor, nema podija za ples, nema opcije za pušače i brojne druge sitnice.
Zaključak
Ovo su uobičajeni scenariji, ali možete zadržati kontrolu, spriječiti ih ili smanjiti njihove negativne učinke. Važno je predvidjeti moguće probleme, imati plan B i osigurati dovoljno vremena. Ako zbog prirode posla ne možete paziti na sve elemente organizacije, obratite se agenciji specijaliziranoj za organizaciju korporativnih događanja. Prednost angažiranja agencije kao ProConventa je naše iskustvo s raznim dobavljačima i uspješna suradnja s pouzdanim partnerima, što jamči kvalitetu izvedbe. Osim toga, mi možemo brzo prepoznati i riješiti potencijalne probleme.
Što treba imati na umu prilikom planiranja događanja kako bi se svladale poteškoće i prepreke?
Svakome tko se bavi organizacijom događanja, tj. event managementom jasno je da je taj proces kompliciran i detaljan posao koji uključuje brigu o mnoštvu segmenata. Priroda takvog projekta nalaže pomno planiranje, no često dolazi do promjene prvotnih planova što je u ovom poslu uobičajeno zbog ljudskog faktora ali i zbog drugih elemenata u procesu planiranja koji nikad nisu fiksni. Svatko tko je radio na organizaciji događanja jako dobro zna da ukoliko se svi varijabilni elementi i rizici ne uzmu u obzir s najvećom pažnjom, vrlo lako na samom eventu može doći do nepredviđenog i neželjenog ishoda, najblaže rečeno: neugodnog iznenađenja pa čak i do fijaska.
Detektiranje rizika – upravljanje rizicima
Zato je potrebno na vrijeme predvidjeti sve moguće prepreke. Upravljanje rizicima je proces koji je značajno povezan s vremenom! Za kvalitetno upravljanje rizicima treba uzeti dovoljno vremena unaprijed kako bi se kvalitetno i na vrijeme detektirali svi mogući rizici na vašem događanju, te kako bi se pravovremeno pronašlo rješenje ili plan B u slučaju da se rizik i ostvari. Ključno trojstvo bili bi: planiranje, rizici i vrijeme.
Ukratko: planirajte unaprijed! Provjerite sve dvaput. Detaljno i dovoljno rano kako biste imali vremena za rješenje problema.
Aplikacije za planiranje!
Danas postoje brojni softveri za event management koji u našem digitalnom dobu znatno pomažu u bilježenju svih potrebnih informacija prilikom organizacije događanja. Iskoristite sve prednosti digitalnog upravljanja projektima. Osim što se nećete izgubiti u brojnim papirima te ćete time bolje organizirati svoje radno vrijeme, manjim korištenjem papira činite uslugu i prirodi.
Lanac upravljanja projektom
Kako bi se u što većoj mjeri smanjila mogućnost pojave neželjenih komplikacija, u projektnom timu treba biti uspostavljen jasan lanac upravljanja, tzv. chain of command, koji će osigurati to da je svaki član organizacijskog tima upoznat sa svojim ovlastima, obvezama i dužnostima. To naravno zahtijeva i uspostavu adekvatne komunikacije među osobljem, kao i osiguranje kvalitetnih i prikladnih resursa te ljudstva s odgovarajućim vještinama (tim, dobavljači, materijali). Prije svega, lanac upravljanja projektom (organizacija eventa) mora biti sastavljen od kvalitetnog ljudstva – iskusnih event plannera. Kad je tim sastavljen od iskusnih ljudi s jasnom međusobnom komunikacijom od kojih svatko zna svoj posao i zadatke, znatno se smanjuju mogućnosti za neugodna iznenađenja na eventu.
Sigurnosni plan eventa
Na svakom većem okupljanju postoji mogućnost potrebe za nekim oblikom hitne intervencije. Bilo da nekome od uzvanika pozli ili dođe do požara – za event treba pripremiti sigurnosni plan i to je pogotovo bitno za veliko događanje. Jeste li angažirali dežurnog doktora za hitnu medicinu? Netko od uzvanika mogao bi razrezati ruku na slomljeno staklo. Angažirali ste zaštitare? Konzultirali ste se s lokacijom o planu evakuacije i taj plan prošli s Vašim osobljem?
Česti problemi na događanjima
Problemi s tehnikom
Razglas nije dovoljan, mikrofon ne radi, rasvjeta se ne može prilagoditi, problemi s internetom… Važno je poznavati dobavljača audio/video i rasvjetnih usluga. Kvalitetan, iskusan i pouzdan dobavljač ključan je za uspjeh. Što se tehničke opreme tiče, bolje je prije događanja pregledati lokaciju s tehničarima i isplanirati pozicije za ozvučenje i rasvjetu. Na dan događanja, dolazak ranije omogućuje tehničku i generalnu probu, smanjujući rizik od kvara opreme. Komunikacija je ključna; s osobljem lokacije provjerite internetsku vezu, ograničenja prostora i sve ostalo.
Izostanak sudionika (no-show)
Ako važan uzvanik ili predavač otkaže prisustvo u zadnji tren, možete se naći u nezgodnoj situaciji. Ali, ako imate plan B i osobu koja može uskočiti, problem je riješen. Često se događa da važan gost bude spriječen, ali ako to saznate ranije, u prednosti ste. Zato je važno ostati u kontaktu s ključnim uzvanicima, osobito zadnjih dana pred event. Još gore od nedolaska ključnog uzvanika je nedolazak većeg broja uzvanika. Ako planirate gala večeru za 200 osoba, a 50 otkaže u zadnji čas, najbolje je napraviti overbooking od 20%. Time se možete ublažiti očekivane otkaze. Prije svega: Promote it well! U marketing i PR eventa treba uložiti kako biste povećali interes uzvanika.
Neočekivane promjene vremena
božićni domjenak u zatvorenom prostoru, zimsko vrijeme nije problem. No, većina događanja (team building, incentive putovanja, konferencije, promotivni eventi) održava se u proljeće, ljeto ili jesen, kada se često koriste vanjski prostori. Primjerice, konferencije često imaju društveni program na otvorenom (piće dobrodošlice, gala večera, izlet). Zamislite problem: organizirali ste gala večeru na otvorenom za 400 uzvanika, a iznenadi vas kiša! Usput, hotelska sala je zauzeta jer je niste rezervirali na vrijeme. Planirajte unaprijed i budite korak ispred vremena. U svakom smislu.
Dugi redovi
Vaši uzvanici dugo čekaju u redovima za registraciju, garderobu, za švedskim stolom? Možda niste rasporedili dovoljno osoblja ili niste dobro isplanirali raspodjelu prostora? Osim vašeg osoblja, važno je u proces registracije sudionika uvesti i tehnologiju. Danas postoje digitalni sustavi za brzi check-in uzvanika. Također, kako bi se izbjeglo stvaranje „uskog grla“, dobro je na vrijeme isplanirati kretanje grupe i optimalno iskoristiti kapacitete prostora kako bi se osigurao nesmetan protok ljudi.
Problemi s hranom
nedovoljno hrane i pića, jelo dolazi hladno, slijedovi kasne, dugo se čeka na jelo, grupni meni nije onaj koji ste naručili, nema dovoljno konobara… Ovo su problemi koji se često događanju na eventima i u ovim situacijama također vrijedi pravilo „bolje spriječiti nego liječiti“. Važna je dobro uspostavljena i jasna komunikacija s osobljem hotela, restorana ili cateringa. Na dan događanja sve rezervacije i dogovorene usluge treba provjeriti dvaput.
Nesporazumi oko zabavnog programa
bend gasi glazbu u ponoć jer je tako dogovoreno, a atmosfera je još „živa“ i ne želite upropastiti zabavu uzvanicima? Osoblje lokacije (npr. hotel) iznenada kaže da program mora završiti u 01:00 zbog drugih gostiju? To su stvari koje je trebalo imati na umu i ispregovarati dosta ranije, tako da se na vrijeme nađe pogodna lokacija i uvjeti za vaš event. Također što se benda tiče, jasno je da neće ostati svirati pod istim uvjetima ako niste ranije dogovorili više tarifa: do ponoć, nakon ponoć, dodatna svirka po satu itd.
Ostalo za imati na umu
nedostatak osoblja (Vaši zaposlenici na eventu obavljaju funkciju hostesa umjesto da se druže sa gostima), prenatrpan prostor, nema podija za ples, nema opcije za pušače i brojne druge sitnice.
Zaključak
Ovo su uobičajeni scenariji, ali možete zadržati kontrolu, spriječiti ih ili smanjiti njihove negativne učinke. Važno je predvidjeti moguće probleme, imati plan B i osigurati dovoljno vremena. Ako zbog prirode posla ne možete paziti na sve elemente organizacije, obratite se agenciji specijaliziranoj za organizaciju korporativnih događanja. Prednost angažiranja agencije kao ProConventa je naše iskustvo s raznim dobavljačima i uspješna suradnja s pouzdanim partnerima, što jamči kvalitetu izvedbe. Osim toga, mi možemo brzo prepoznati i riješiti potencijalne probleme.
