Odabir prave lokacije za event ključan je korak u procesu organizacije, jer lokacija može uvelike utjecati na uspjeh cijelog događaja. Evo nekoliko ključnih faktora koje treba uzeti u obzir prilikom odabira lokacije:

Vrsta događanja

Karakter događanja: Razmislite o prirodi vašeg događanja. Je li to formalni događaj poput konferencije, neformalni poput team buildinga, ili možda nešto između? Lokacija treba odgovarati atmosferi koju želite stvoriti.

Potrebna infrastruktura: Razmotrite specifične zahtjeve vašeg događaja, poput potrebe za konferencijskim dvoranama, otvorenim prostorom, cateringom, ili tehničkom opremom.

Lokacija i pristupačnost

Blizina: Razmislite o tome gdje se nalazi većina vaših sudionika. Je li lokacija lako dostupna javnim prijevozom? Postoji li dovoljno parkinga za one koji dolaze vlastitim vozilom?

Vidljivost i okruženje: Provjerite kako okruženje lokacije utječe na dojam događaja. Je li to mjesto u urbanoj sredini ili na rubu grada? Je li dovoljno mirno za poslovne sastanke ili dovoljno atraktivno za gala večeru?

Kapacitet i tehnička opremljenost

Broj sudionika: Osigurajte da prostor može udobno primiti sve vaše goste. Prevelika ili premala lokacija može stvoriti neugodan dojam.

Fleksibilnost prostora: Provjerite je li prostor modularan i može li se prilagoditi različitim potrebama, kao što su predavanja, radionice ili večernji program.

Audiovizualna oprema: Provjerite postoji li sva potrebna tehnička oprema, poput projektora, mikrofona i zvučnog sustava. 

Internet: Stabilna i brza internetska veza je danas neophodna, posebno za poslovne događaje ili hibridne događaje koji zahtijevaju online prisustvo.

Cijena i uvjeti

Unutar budžeta: Lokacija treba biti unutar planiranog budžeta. Međutim, ne zaboravite uzeti u obzir i dodatne troškove poput naknada za tehničku opremu, sigurnost ili čišćenje.

Uvjeti plaćanja: Provjerite uvjete plaćanja i mogućnosti otkazivanja. Postoje li penali u slučaju otkazivanja ili promjene datuma?

Uvjeti najma: Pažljivo proučite uvjete najma. Postoje li ograničenja u pogledu postavljanja opreme, ukrašavanja prostora ili održavanja događaja do kasnih sati?

Fleksibilnost u rasporedu: Provjerite koliko je lokacija fleksibilna u pogledu vremena održavanja događaja, posebno ako je potrebno promijeniti raspored u posljednji trenutak.

Dodatne usluge i pogodnosti

Catering: Provjerite je li moguće organizirati catering na lokaciji ili je potrebno angažirati vanjskog pružatelja usluga. Kvaliteta hrane i pića često je važan dio iskustva sudionika.

Osoblje: Razmotrite usluge koje nudi lokacija, poput osoblja za pomoć tijekom događaja, sigurnosnih službi ili tehničke podrške.

Recenzije i preporuke

Povratne informacije: Provjerite recenzije prethodnih klijenata ili zatražite preporuke od kolega iz industrije. Iskustva drugih mogu vam pomoći da bolje procijenite kvalitetu usluge i potencijalne izazove.

Pravi odabir lokacije zahtijeva detaljno planiranje i istraživanje, no pravilno odabrana lokacija može uvelike doprinijeti uspjehu vašeg događaja, stvarajući nezaboravno iskustvo za sve sudionike. 

Možete potrošiti mnogo vremena na istraživanje lokacija, a možete i angažirati stručnu osobu/agenciju. ProConventa vrlo dobro poznaje lokacije diljem Hrvatske i u vrlo kratkom roku Vam može predložiti lokacije koje odgovaraju Vašim kriterijima.

Obratite nam se za organizaciju vašeg sljedećeg događanja i odabir idealne lokacije, kao i za planiranje poslovnih putovanja  i incentive putovanja, konferencija te odrađivanje usluge vezane za vidljivost eu projekta.

Odabir prave lokacije za event ključan je korak u procesu organizacije, jer lokacija može uvelike utjecati na uspjeh cijelog događaja. Evo nekoliko ključnih faktora koje treba uzeti u obzir prilikom odabira lokacije:

Vrsta događanja

Karakter događanja: Razmislite o prirodi vašeg događanja. Je li to formalni događaj poput konferencije, neformalni poput team buildinga, ili možda nešto između? Lokacija treba odgovarati atmosferi koju želite stvoriti.

Potrebna infrastruktura: Razmotrite specifične zahtjeve vašeg događaja, poput potrebe za konferencijskim dvoranama, otvorenim prostorom, cateringom, ili tehničkom opremom.

Lokacija i pristupačnost

Blizina: Razmislite o tome gdje se nalazi većina vaših sudionika. Je li lokacija lako dostupna javnim prijevozom? Postoji li dovoljno parkinga za one koji dolaze vlastitim vozilom?

Vidljivost i okruženje: Provjerite kako okruženje lokacije utječe na dojam događaja. Je li to mjesto u urbanoj sredini ili na rubu grada? Je li dovoljno mirno za poslovne sastanke ili dovoljno atraktivno za gala večeru?

Kapacitet i tehnička opremljenost

Broj sudionika: Osigurajte da prostor može udobno primiti sve vaše goste. Prevelika ili premala lokacija može stvoriti neugodan dojam.

Fleksibilnost prostora: Provjerite je li prostor modularan i može li se prilagoditi različitim potrebama, kao što su predavanja, radionice ili večernji program.

Audiovizualna oprema: Provjerite postoji li sva potrebna tehnička oprema, poput projektora, mikrofona i zvučnog sustava. 

Internet: Stabilna i brza internetska veza je danas neophodna, posebno za poslovne događaje ili hibridne događaje koji zahtijevaju online prisustvo.

Cijena i uvjeti

Unutar budžeta: Lokacija treba biti unutar planiranog budžeta. Međutim, ne zaboravite uzeti u obzir i dodatne troškove poput naknada za tehničku opremu, sigurnost ili čišćenje.

Uvjeti plaćanja: Provjerite uvjete plaćanja i mogućnosti otkazivanja. Postoje li penali u slučaju otkazivanja ili promjene datuma?

Uvjeti najma: Pažljivo proučite uvjete najma. Postoje li ograničenja u pogledu postavljanja opreme, ukrašavanja prostora ili održavanja događaja do kasnih sati?

Fleksibilnost u rasporedu: Provjerite koliko je lokacija fleksibilna u pogledu vremena održavanja događaja, posebno ako je potrebno promijeniti raspored u posljednji trenutak.

Dodatne usluge i pogodnosti

Catering: Provjerite je li moguće organizirati catering na lokaciji ili je potrebno angažirati vanjskog pružatelja usluga. Kvaliteta hrane i pića često je važan dio iskustva sudionika.

Osoblje: Razmotrite usluge koje nudi lokacija, poput osoblja za pomoć tijekom događaja, sigurnosnih službi ili tehničke podrške.

Recenzije i preporuke

Povratne informacije: Provjerite recenzije prethodnih klijenata ili zatražite preporuke od kolega iz industrije. Iskustva drugih mogu vam pomoći da bolje procijenite kvalitetu usluge i potencijalne izazove.

Pravi odabir lokacije zahtijeva detaljno planiranje i istraživanje, no pravilno odabrana lokacija može uvelike doprinijeti uspjehu vašeg događaja, stvarajući nezaboravno iskustvo za sve sudionike. 

Možete potrošiti mnogo vremena na istraživanje lokacija, a možete i angažirati stručnu osobu/agenciju. ProConventa vrlo dobro poznaje lokacije diljem Hrvatske i u vrlo kratkom roku Vam može predložiti lokacije koje odgovaraju Vašim kriterijima.

Obratite nam se za organizaciju vašeg sljedećeg događanja i odabir idealne lokacije, kao i za planiranje poslovnih putovanja  i incentive putovanja, konferencija te odrađivanje usluge vezane za vidljivost eu projekta.

Budite u toku s najnovijim vijestima

Prijavite se na naš newsletter.

Hvala vam na poruci. Poslano je.
Došlo je do pogreške prilikom pokušaja slanja vaše poruke. Molimo pokušajte ponovo kasnije.